08-2026
Therapieberichterstellung bei My Physio Hamburg
Souveräne KI lässt sich kostengünstig in kleinere Unternehmen integrieren. Dass das geht, zeigen wir mit unserem Partner My Physio Hamburg. Neben der Berichterstellung wurden weitere Assistenten in das System integriert.
© huacai Solutions
Hintergrund
Unser Partner My Physio Hamburg ist eine inhabergeführte Praxis im Herzen Hamburgs. Das Team zählt knapp 10 Personen inklusive Therapeut:innen und Empfang.
Ein großer zeitlicher Aufwand für das Team ist die Erstellung von Therapieberichten, die nach einer Therapie für die Abrechnung bei der Krankenkasse benötigt werden. Die Berichte beinhalten unter anderem Informationen zur Person, der Anamnese, dem Therapieverlauf und der Prognose und werden aus den jeweiligen Berichten, die nach jeder Anwendung geschrieben werden, zusammengefasst. Die Berichte nehmen pro Monat mehrere Stunden in Anspruch.
Die Therapeut:innen nehmen die Berichterstellung als bürokratischen Aufwand wahr, dessen Zeitaufwand besser für weitere Zeit mit den Patient:innen und weitere Anwendungen genutzt werden kann.
Aus diesem Grund sucht die Praxis nach einer Lösung zur Unterstützung der Therapieberichterstellung.
Herausforderung
Wie bei vielen kleineren mittelständischen Unternehmen gibt es bei My Physio Hamburg keine dezidierte IT Abteilung mit technischem Know How. Grundsätzlich hat sich die Inhaberin mit den Potenzialen der generativen KI auseinandergesetzt – große Fragezeichen sind jedoch der Datenschutz (Patient:innen-Daten) und die laufenden Kosten der Lösung.
Aus diesem Grund soll ein möglichst kostengünstiges lokales System implementiert werden, das keinen großen Wartungsaufwand besitzt und komfortabel wie eine Cloud Lösung in der Praxis zu bedienen ist.
Hinsichtlich der Leistung des Systems soll die Berichterstellung automatisiert maximal 1-2 Minuten pro Patient:in benötigen und danach durch die jeweiligen Therapeut:innen überprüft werden. Maximal 1-2 Personen nutzen das System zeitgleich.
© huacai Solutions. My Physio Hamburg Inhaberin Marissa Bücheler
© huacai Solutions. Oberfläche: Open WebUI
Die technische Lösung
Aufgrund der Anforderungen hinsichtlich des Budgets und der Leistungsfähigkeit ist die Wahl auf ein leistungsstarkes Mini PC System gefallen. Das System besitzt einen AMD Ryzen Prozessor mit integrierter Grafikeinheit sowie 32 GB geteiltem Arbeitsspeicher, die von der eingesetzten KI Software vollständig genutzt werden.
Zur Implementierung der Lösung haben wir unsere Open Source KI Toolbox genutzt.
Als Basis dient Ubuntu Linux Server für das Betriebssystem und AMD Lemonade Server in Verbindung mit dem Open Weight Sprachmodell OpenAI gpt-oss:20b als KI Grundgerüst.
Das System baut für die Benutzeroberfläche auf Open WebUI - hier ist über den Browser im lokalen Netzwerk eine Nutzerkontensteuerung integriert und es lassen sich weitere Dienste und Funktionen integrieren. Für https mit Zertifikaten nutzen wir caddy. Dokumente werden strukturiert von Docling ausgelesen und dem Sprachmodell zur Verfügung gestellt.
Das System ist verschlüsselt und erstellt automatisiert ein tägliches Backup. Updates werden zentral gesteuert und freigegeben, sodass sich der Wartungsaufwand minimiert.
Entwicklung der KI Assistenten
Nach der Implementierung des Systems und dem Team Kickoff haben wir wöchentliche Treffen mit den Nutzer:innen eingeführt, in denen sie von ihren Erfahrungen und weiteren Wünschen berichtet haben. So wurde der Berichtsassistent immer weiter angepasst und die Regeln weiter verfeinert.
Durch diese Treffen wurden die weiteren Felder Trainingspläne sowie Vergütungsvereinbarungen und Heilmittelverordnungen identifiziert, für die weitere Assistenten implementiert wurden. Dazu wurden bspw. Übungsbeschreibungen für die Trainingspläne digitalisiert und in die Datenbank des Systems aufgenommen. Damit werden den Patient:innen neben den Trainingsplänen automatisiert die jeweiligen Übungsbeschreibungen erstellt. Die Übungsbeschreibungen werden dazu beim Start des Systems zwischengespeichert, damit diese nicht für jeden Trainingsplan neu eingelesen werden müssen.
© huacai Solutions. Oberfläche: Open WebUI
© huacai Solutions. Oberfläche: Open WebUI
Ergebnis & Vorteile der Open Source Lösung
Das Ergebnis ist ein autonomes System im Netzwerk der Praxis, das für die Therapeut:innen eine echte Erleichterung darstellt.
Die Therapeut:innen laden in der Nutzeroberfläche die jeweilige Patientenakte hoch, die vollständig unter Erhalt der Struktur eingelesen wird. Das System erstellt auf Knopfdruck automatisch den Berichtsentwurf, der noch kontrolliert werden muss. Nach den ersten Monaten zeigte sich, dass sich freie Zeiten in der Personalplanung ergeben haben, da die Therapeut:innen die Berichte nicht mehr verteilt über den ganzen Monat, sondern mit minimalem Zeitaufwand direkt in den ersten Tagen erstellen. Durchschnittlich benötigt das System dafür weniger als eine Minute. Somit werden pro Monat mehrere Stunden eingespart.
Darüber hinaus konnten ohne zusätzliche Hardware-Investition weitere Assistenten integriert werden, die nicht nur für die Therapeut:innen, sondern auch für den Empfang eine Erleichterung darstellen.
Da das System keine Lizenzkosten erzeugt, beziffern sich die laufenden Kosten für die Praxis auf Stromkosten (<10 Watt im Leerlauf und durchschnittlich 50 Watt bei der Bearbeitung) sowie das zentrale Update des Systems, was durch uns alle paar Monate eingespielt wird. Zudem können neue Assistenten flexibel eingespielt werden.
Da die Lösung auf unsere Standard KI Toolbox setzt, kann diese für weitere Anwendung und eine größere Anzahl an Nutzer:innen skaliert werden.
Learnings / Ausblick
Wichtigstes Learning für uns war die Bedeutung der direkten Zusammenarbeit mit dem Team und die Einfachheit der Nutzung. Die erste Version der Assistenten war jeweils eine gute Ausgangslage, die sich allerdings nur durch die Rückmeldung und die aktive Nutzung des Systems verbessern lässt.
Die Technik ist nur ein Startpunkt – KI muss immer aus Nutzer:innen- und Prozessperspektive integriert werden, damit sie einen Mehrwert liefert und genutzt wird.
Für die Praxis zeigen sich weitere Potenziale wie die Integration des Team-Handbuchs oder ein Assistent für Reinigungsmittel, der alle (Gefahren-)hinweise beinhaltet.
© huacai Solutions
Habt ihr Fragen zu der Lösung oder Interesse an lokalen Open Source KI Lösungen?
Meldet euch gern bei uns.